Работники при поступлении на работу проходят предварительный медосмотр (за свой счет). На основании предоставленных документов, бухгалтерия возвращает им деньги. Раньше эту операцию, мы проводили в бухгалтерии (ч/з операции введенные вручную). А как можно сделать в зар.плате 2.5(2.5.94.2) через какой документ и какие проводки?

Наше мнение:

Возмещение расходов на предварительный медосмотр в программе 1С: «Зарплата и управление персоналом» можно настроить путем добавления нового вида расчета. При настройке нового вида начисления необходимо уделить особое внимание следующим вопросам:

1. Формула расчета. В данном случае в связи с тем, что оплата производится на основании предоставленных документов, необходимо установить способ расчета «фиксированной суммой».
2. Способ отражения начисления в регламентированном учете.

Бухгалтерский учет. В соответствии с п.п. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации» в бухгалтерском учете организации расходы на проведение медосмотров работников отражаются как расходы по обычным видам деятельности. Руководствуясь Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкцией по его применению, утвержденными приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, считаем, что для учета возмещаемые работодателем расходов работников на оплату периодических медицинских осмотров следует использовать счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

В случае учета возмещения затрат соискателей на проводимый медицинский осмотр при приеме на работу допустимо применять счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», поскольку на момент прохождения осмотра трудовые отношения между гражданином и работодателем еще не были оформлены.

С учетом этого для отражения данного вида начисления в бухгалтерском учете организации следует установить проводку:

Дебет 20, 25, 26, 44 Кредит 73 (76).

Налоговый учет. Контролирующие органы считают, что на основании пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ в качестве расходов на обеспечение нормальных условий труда и мер по обеспечению техники безопасности можно учесть затраты только на те медосмотры, которые предусмотрены законом (см. письма Минфина России от 08.09.2014 № 03-03-06/1/44840, от 31.03.2011 № 03-03-06/1/196 и др.) При этом затраты на медосмотры, не предусмотренные законом, они учитывать не разрешают, поскольку считают их необоснованными (ст. 252 НК РФ).

В то же время следует иметь в виду, что такая позиция не является бесспорной. Например, в постановлении от 01.07.2010 № А72-16506/2009 ФАС Поволжского округа пришли к выводу, что затраты на медосмотры могут быть отнесены к расходам и в том случае, если обязанность работодателя оплатить медосмотры работников предусмотрена в коллективном договоре.

Таким образом, организации необходимо принять самостоятельное решение, учитывать такие расходы при исчислении налога на прибыль или нет.

3. Налог на доходы физических лиц. НК РФ определяет доход как экономическую выгоду в денежной или натуральной форме (ст. 41 НК РФ). Она определяется для физических лиц в соответствии с гл. 23 НК РФ. Оплата работодателем медицинских осмотров работников, обусловленных требованиями ТК РФ, не может быть признана экономической выгодой (доходом) работников, поскольку она необходима для обеспечения деятельности организации. Таким образом, суммы оплаты организацией медицинских осмотров работников не облагаются НДФЛ (письмо Минфина России от 21.11.2008 № 03-03-06/4/84).

4. Страховые взносы. Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров (ч. 1 ст. 7 Федерального законаот 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Перечень выплат, не облагаемых страховыми взносами во внебюджетные фонды, установленный в ст. 9 Закона № 212-ФЗ, не содержит непосредственно формулировку «суммы оплаты работодателем медосмотра работников». При этом согласно пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат, связанных с выполнением сотрудником трудовых обязанностей, не облагаются страховыми взносами.

По нашему мнению, на стоимость оплаты медосмотра сотрудников не нужно начислять страховые взносы, поскольку их оплата производится вне рамок трудовых отношений, так как фактически лицо еще не принято на работу.

Вывод: Возмещение расходов на предварительный медосмотр в программе 1С: «Зарплата и управление персоналом» можно настроить путем добавления нового вида начисления. При этом стоит обратить внимание на настройку определенных параметров, рассмотренных выше.