Организация на УСН (Д-Р), при расчете увольняющемуся сотруднику компенсации за неиспользованный отпуск была допущена ошибка — было посчитано меньше дней, за которые положена компенсация. Компенсация начислена и выплачена 02.09.15, ошибка обнаружена 09.09.15. Разницу выплатили, НДФЛ удержали и перечислили 10.09.15. Теперь вопрос, как правильно оформить и отразить доплату компенсации и доначисленные налоги в фонды (через 70 или 76)?.
Если через сч.70 исправить ранее начисленную сумму, автоматически в программе пересчитаются все взносы и налоги, но тогда у нас получается несвоевременная выплата компенсации и щтраф за несвоевременное удержание и перечисление НДФЛ, тогда еще нужно наверно и компенсацию за задержку выплаты начислить.
Если через сч.76 сделать, т.к. сотрудник уже не состоит в трудовых отношениях, произвести доначисление пособия, ндфл и взносов, тогда нужно исправить справку 2-НДФЛ и справку о заработке для расчета пособий, какой проводкой это сделать, чтоб с 76 на 70 попало доначисление? В этом случае надо делать компенсацию за задержку выплаты? Какие нужны пояснительные или справки?
Подскажите, пожалуйста, как правильнее сделать?
Наше мнение:
В соответствии со статьей 140 ТК РФ выплата всех сумм, причитающихся сотруднику, в том числе и компенсации за неиспользованный отпуск, должна быть произведена в день увольнения работника, то есть в его последний рабочий день (ст. 84.1 ТК РФ).
В соответствии со ст. 236 ТК РФ при нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы работодатель обязан выплатить ее с начислением процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки (начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно). Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. Обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.
Обращаем внимание, что за нарушение законодательства о труде и об охране труда статьей 5.27 КоАП РФ предусмотрены административный штраф или приостановление деятельности на срок до 90 суток. Размер штрафа для организаций составит — от 30 000 до 50 000 руб. Ответственность должностных лиц ограничится суммой от 1000 до 5000 руб. Если должностные лица ранее подвергались административному наказанию за аналогичное правонарушение, они будут дисквалифицированы на срок от одного года до трех лет.
По нашему мнению, при трудовом споре или плановой проверке контролирующие органы (Гострудинспекция, прокуратура) с высокой степенью вероятности установят факт неполного расчета с работником в установленный срок. Поэтому заранее либо при первых признаках (жалобе работника, запроса из Гострудинспекции и т.п.) рекомендуем рассчитать и выплатить работнику компенсацию за задержку. Сумма компенсации незначительна, однако её выплата позволит избежать ответственности за нарушение законодательства о труде и об охране труда.
Выплату компенсации за задержку нельзя отнести к расходам, уменьшающим налоговую базу по единому налогу, взимаемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения. В бухгалтерском учете данную сумму следует включить в состав прочих расходов.
В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ компенсация за задержку выплаты заработной платы не подлежит обложению НДФЛ. (письма Минфина России от 23.01.2013 № 03-04-05/4-54, от 18.04.2012 № 03-04-05/9-526, от 26.10.2009 № 03-04-05-01/765, от 16.07.2009 № 03-04-06-01/172, ФНС России от 04.06.2013 № ЕД-4-3/10209). Вопрос обложения данной выплаты страховыми взносами является спорным. Несмотря на то, что Минздравсоцразвития в своем письме от 15.03.2011 № 784-19 настаивает на том, что такая выплата облагается страховыми взносами, судебная практика свидетельствует об обратном. Верховный суд РФ неоднократно рассматривал подобную ситуацию и всегда выносил вердикт в пользу работодателей (см., к примеру, определение ВАС РФ от 18.10.2013 № ВАС-11031/13). Подтвердил неизменность своей позиции ВС РФ и в новом определении от 18.12.2014 № 307-КГ14-5726. По нашему мнению, поскольку данная выплата носит компенсационный характер, она не увеличивает базу для начисления страховых взносов.
Таким образом, начисление и выплата компенсации за задержку не приведет к изменению обязательств по страховым взносам, а также из нё не должен удерживаться и перечислять в бюджет НДФЛ.
Порядок исправления ошибок в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности установлен Положением по бухгалтерскому учету «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» (ПБУ 22/ 2010), утвержденным приказом Минфина России от 28.06.2010 № 63н .
Исправлению подлежат все без исключения выявленные ошибки, а также их последствия (п. 4 ПБУ 22/2010). Если организация обнаружила ошибку отчетного года до его окончания, то исправительные записи в бухгалтерском учете необходимо сделать в том месяце, когда ошибка была выявлена. Об этом говорится в пункте 5 ПБУ 22/2010.Таким образом, корректировку расчета при увольнении следует произвести на текущую дату.
При исправлении ошибок в бухгалтерском учете рекомендуется оформлять бухгалтерскую справку. Несмотря на то, что применение бухгалтерской справки ПБУ 22/2010 не предусмотрено, составить ее необходимо для полноты отражения информации о деятельности организации в бухгалтерском учете. В справке лучше привести как можно больше информации, чтобы при проверке стало ясно, откуда взялась та или иная цифра. Дополнительно можно приложить ксерокопии документов, из которых следует, что исправление нужно было внести. Это позволит в дальнейшем избежать проблем, связанных с обоснованием произведенного исправления. Налоговый кодекс приравнивает бухгалтерскую справку к первичным документам (ст. 313 НК РФ). Это означает, что все правила их составления распространяются и на справку. Поскольку в списке унифицированных форм она не значится, то организации могут разработать ее самостоятельно.
Итак, для корректного исправления допущенной ошибки необходимо выполнить ряд действий:
- Скорректировать начисление компенсации за неиспользованный отпуск на текущую дату выявления ошибки.
- Начислить компенсацию за задержку заработной платы.
- Выплатить полагающуюся сумму уволенному работнику, удержать при этом НДФЛ с компенсации за неиспользованный отпуск и перечислить в день выплаты.
- Оформить бухгалтерскую справку.
В связи с тем, что будет произведена корректировка расчетного документа, а не первичное начисление, доначисленные суммы автоматически встанут на кредит счета 70. По нашему мнению, отсутствует необходимость использования счета 76 для ведения учета расчетов с уволенным работником, так как все начисления и выплаты связаны с ранее действовавшим трудовым договором.
Кроме того, поскольку ошибка в начислении выявлена оперативно, то база для начисления страховых взносов в текущем периоде не будет искажена.
Что касается штрафа за несвоевременное перечисление НДФЛ, то в случае перечисления налога в день выплаты дохода уволившемуся работнику организация не допустит никаких нарушений.
В соответствии с пунктом 6 ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода, а также дня перечисления дохода со счетов налоговых агентов в банке на счета налогоплательщика либо по его поручению на счета третьих лиц в банках.
Страховые взносы на дополнительную сумму компенсации за неиспользованный отпуск будут начислены за текущий месяц, поэтому корректировать отчетность и подавать уточненные сведения во внебюджетные фонды не потребуется.
В связи с увеличением суммы компенсации за неиспользованный отпуск следует оформить и выдать работнику новые справки 2-НДФЛ и о заработке для расчета пособий. Ранее выданные справки следует аннулировать. Об этом следует обязательно проинформировать уволенного работника под роспись или заказным письмом (если он не явится за новыми экземплярами справок).